Nueva forma de hacer eventos, nuevos retos

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Abril 2015
Nueva forma de hacer eventos, nuevos retos
Por
Rocío Corral Díaz. Responsable de comunicación. E-lixir Consulting. rocio@e-lixir.es

"En un país como el nuestro, con una altísima aceptación de las tecnologías y un público cada vez más crítico, es clave adaptarse a las demandas de los asistentes y permitirles ser parte de los eventos ofreciéndoles al mismo tiempo experiencias enriquecedoras para su práctica clínica. Hacerlo es mucho más fácil de lo que podemos imaginar".


El pasado informe de American Express Meetings & Events es concluyente: Los asistentes quieren apps. Por encima de las acciones en redes sociales, las apps para eventos adquieren cada vez más una gran relevancia en un sector en el que el presupuesto de Marketing se destina en gran medida a la organización de eventos.

Además de las apps para visita médica y las de e-salud que están tan al alza, no perdemos de vista un tercer componente clave en la estrategia de comunicación de los laboratorios, y que es todo el proceso de convertir los eventos en experiencias interactivas.

Lo vemos día a día en las encuestas de satisfacción que recibimos tras los congresos: los médicos esperan disfrutar de una experiencia relevante para su práctica clínica. Demandan más y mejores casos clínicos, programas ajustados a sus intereses, y, sobre todo, demandan ser parte activa del evento.

La industria y la comunicación
Sólo un 34% de los laboratorios tiene cuentas en redes sociales según el “I Estudio de Reputación en eSalud en la Industria Farmacéutica”. La necesidad de ajustarnos a un “tono serio” en las acciones de comunicación hace que en muchos casos se evite cualquier acción en las redes. Además de ello, sigue prevaleciendo un miedo general a establecer una comunicación transparente con el médico. El control de los contenidos y la moderación de los comentarios prevalecen frente a otros sectores en los que impera dar voz al asistente/cliente. Y este hecho no pasa desapercibido.

Evolucionar hacia un modelo más transparente es necesario. Establecer una comunicación honesta, recoger y tratar la opinión del médico y ofrecerle una experiencia que, ante todo, quiera repetir, es clave.

Un primer paso es asegurarnos de ofrecer una mejor experiencia a los asistentes de los eventos. España lidera en Europa en penetración de los smartphones con una tasa del 81% según el informe de enero de 2015 de la Fundación Telefónica “Sociedad de la Información en España 2014”, y este hecho se refleja sin duda en las expectativas de los asistentes. Como decíamos, los asistentes quieren apps.

El problema es, en muchas ocasiones, no saber cómo sacar todo el potencial a esta herramienta. El efecto wow ya no nos vale, es algo efímero y que no debe basarse en el hecho en si de tener una app para nuestro congreso. ¡Para ello ya tenemos la escenografía!

La tecnología al servicio de las necesidades
La tecnología ha de servir siempre a un propósito, y a nosotros nos gusta creer que este propósito es el de conseguir una mejor experiencia para el asistente, mejor valorada y más valiosa para su práctica clínica. Romper con el esquema anticuado de asistente - espectador es imperioso. Hacer participar a la audiencia, recoger sus impresiones, modular el discurso entorno a la respuesta de los asistentes y, sobre todo, darles voz, es una tarea mucho más sencilla de lo que puede parecer.

La tecnología evoluciona, está viva, es cada día más sencilla de adoptar y puede ofrecernos una gran respuesta si sabemos cómo aplicarla y sacarle el máximo partido. Las apps para los eventos son una gran herramienta de centralización del trabajo: Inscripción a las jornadas, canal de comunicación e información del evento. A través de ellas damos vida al auditorio, mantenemos su atención y recogemos su feedback ¡Pero hay que saber usarla!

El papel de los organizadores
Saber construir la dinámica del evento entorno a las herramientas de las que disponemos es un factor clave. Sabemos que los asistentes quieren poder participar, y quieren hacerlo a través de soportes digitales. Ahora bien, desde la organización es imprescindible explicar bien cómo hacerlo.

Escuchar las demandas del público y mostrarles que se toman en cuenta para organizar jornadas que respondan a ellas es de vital importancia, pero también lo es explicar con claridad cómo pueden participar en el evento: Si dedicamos parte del programa a explicar la dinámica de la aplicación (envío de preguntas a los moderadores de las mesas redondas, votación interactiva en las presentaciones, canales de comunicación y chats, encuestas de satisfacción…) nos aseguraremos de que todo el mundo haga uso de ella. De nada sirve invertir en interacción si luego no incentivamos su uso.

Un claro ejemplo: Los eventos más valorados son siempre los que han creado un debate a través de las votaciones que se lanzan al público. Además, vemos en cada evento cómo se dispara el número de preguntas recibidas cuando los moderadores mencionan que están respondiendo a lo recibido a través de las tablets.

Ganar en interactividad es fácil cuando enseñamos cláramente cómo hacerlo.

¿Y qué hacemos después del evento?
Hemos conseguido nuestro objetivo: El público se ha sentido parte de la jornada, ha visto cómo sus preguntas eran contestadas y cómo su opinión era tenida en cuenta. ¡Aprovechemos ese vínculo creado!

A través de la misma tecnología podemos compartir con los médicos los casos clínicos, podemos dar respuesta a las preguntas a las que no dio tiempo, podemos mostrar las fotos, videos… Podemos crear una comunidad a la que se desee pertenecer.

En definitiva, las tendencias son claras. Las tecnologías son una realidad, y los eventos ya no van a poder pasar sin ellas. Ahora es el momento de adaptarse a ellas y sacarles el máximo partido.

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