El papel de recursos humanos en la digitalización es clave, ya que somos los responsables de la comunicación, la capacitación y la selección de todas las personas que tienen que adaptarse a las nuevas formas de funcionar.

Es más, no debemos olvidar que la transformación digital, en el fondo, es más un cambio cultural que tecnológico, ya que por mucho que invirtamos en complicados softwares o hardwares, al final son nuestros equipos quienes deben utilizarlos y sacarles todo el partido.

Por tanto, Recursos Humanos, debe abanderar la transformación digital de la organización. Por supuesto, del dicho al hecho hay un trecho. Nuestro proceso en ROVI, ha estado y sigue estando lleno de retos de muy diferente índole, pero la experiencia acumulada nos está permitiendo seguir avanzando en nuestro plan global de digitalización.

La transformación digital como medio y no como fin
Uno de los aprendizajes más importantes que hemos obtenido de este proceso, es mirar la digitalización como un medio y no como un fin. Es cierto que la palabra digitalización está de moda y eso nos puede hacer caer en varias trampas.

No debemos olvidar que la digitalización debe estar al servicio de la mejora de los procesos de la empresa, a la vez que contribuye positivamente al negocio y no a la inversa.

El cambio de cultura nos lleva hacia empresas más agiles y eficientes, en las que las personas son el epicentro, bien como clientes o como empleados. La digitalización puede ser una poderosa herramienta para avanzar en este sentido, pero solo si tenemos nuestros objetivos claros.

La transformación digital del departamento de RRHH
Según el informe de ISDI “Digitalización de los profesionales españoles” (2016) el área de RRHH tiene una puntuación de digitalización del 2,8%. Es muy curioso que un departamento tan importante para culminar con éxito este proceso obtenga puntuaciones tan bajas.

En nuestra experiencia, hemos encontrado que digitalizar el departamento de recursos humanos en primera instancia, es fundamental dentro de la estrategia global por varias razones.

Por un lado, genera un conocimiento interno que permite capacitar, seleccionar y comunicar de una manera más alineada con los objetivos de la compañía y más útil para el proceso de digitalización. Y por otro lado, y quizá más importante, permite transmitir el mensaje con mucha más credibilidad. Es difícil convencer a otros de lo que tú mismo no te aplicas.

Por eso, la primera misión de cualquier departamento de recursos humanos después de aclarar los objetivos, debería ser la implementación en el propio departamento.

¿Cómo abordar la digitalización dentro del departamento de Recursos Humanos?
El primer cambio cultural, debe partir dentro de nuestro propio departamento y muchas veces esto no es fácil. Rutinas y herramientas que se llevan utilizando desde hace años, falta de Información y/o formación del personal, carencia de recursos, son algunas de las dificultades que nos podemos encontrar.

La tecnología no sustituye a las personas, pero nos permite mejorar los procesos con los que trabajamos. Por ejemplo, reclutar se puede agilizar sin formularios de solicitud que pasan de un autorizador a otro. Hacerlo todo en un entorno digital, permite reducir tiempos y centralizar toda la información.

A continuación, propongo un proceso para convertir nuestro departamento de RRHH:

1. Antes de emprender cualquier tipo de proyecto hay que hacer un análisis previo de cuál es nuestra situación de partida, no todos los departamentos tienen el mismo índice de digitalización. Es fundamental para poder marcarnos retos y objetivos.

2. Habrá profesionales más avanzados que otros y será clave identificar los profesionales más digitales que te apoyen y abanderen el proceso.

3. Para abordar el cambio dentro del propio departamento de RRHH, todo el equipo debería tener claro “qué” queremos conseguir y “por qué”.   Nuestros clientes, son los/las empleados/as y futuros empleados/as, por lo que será pensando en ellos/ellas y en la estrategia de la compañía en los que basaremos nuestras acciones (“cómo”) y utilizaremos las herramientas digitales para ayudarnos.

4. Elegir la herramienta más adecuada es fundamental. No es necesario hacer una gran inversión en tecnología, pero sí que hay que valorar diferentes proveedores y/o servicios con el asesoramiento del departamento de IT. Es muy recomendable pedir referencias de otros profesionales que tengan experiencia con dichas herramientas o participar en foros, congresos, mesas de trabajo en las que se compartan experiencias.

5. Es importante hacer pruebas piloto. Nuestro objetivo es implantar una herramienta y/o proceso de forma ágil y que nos sirva para valorar la utilidad del cambio.  Por lo que, lanzar los proyectos en grupos reducidos que hagan pruebas para sondear el impacto y posibles mejoras nos facilitará tener una mejor acogida.

6. Documentar el proceso/método donde se definan los flujos a seguir, los actores y los tiempos facilitará la puesta en marcha y el aprendizaje.

7. La formación y la comunicación  son clave en el proceso y deben atender a los aspectos más funcionales, pero también a la filosofía de la digitalización y el cambio de cultura esperado.

Herramientas digitales utilizadas por los departamentos de RRHH
Las herramientas más habituales que utilizamos los departamentos de RRHH facilitan por un lado el trabajo del propio personal del departamento y por otro sirven como herramienta para comunicarse y gestionar los trabajadores o futuros trabajadores de la compañía.
Estas son algunas que yo considero indispensables:

- Software ERP/HCM: Estas aplicaciones ofrecen soluciones integrales que nos permiten gestionar toda la gestión de talento (evaluación, compensación, formación…) desde una misma plataforma. El software nos ayuda a tener una planificación eficiente y así reducir costes y gestionar la plantilla en tiempo real para que se ajuste a las necesidades.

Uno de los aspectos esenciales de estas herramientas es el almacenamiento y explotación de datos con la parte de HR Analytics.  Estos índices miden el rendimiento de nuestro trabajo y nos ayudan a alinearnos con los objetivos de la compañía y a marcarnos objetivos de mejora. Pasamos de trabajar por “intuición” a trabajar con objetividad.

- Las APPs de las compañías ganan terreno a las Intranets. Dan un servicio más interactivo desde el móvil y facilitan la comunicación bidireccional y el feedback. También permiten contenidos más digitales, visuales y colaborativos.

Además, estas herramientas nos permiten llegar a todo tipo de colectivos (operarios, visitadores…) en cualquier parte del mundo, sin necesidad de ordenador. Con una APP potente y bien trabajada podemos mantener una escucha activa de nuestros trabajadores. Y si escuchamos a la gente podremos trabajar en mejorar su experiencia dentro de la compañía.

- Las Redes sociales son una herramienta fundamental para el reclutamiento digital y para nuestro employer branding. La marca no solo se centra en el cliente, sino también en los empleados y futuros empleados. Dar a conocer nuestras empresas en los medios digitales es imprescindible para llegar a todos los perfiles y resultar atractivas para los profesionales.

También nos permite llegar a los empleados para comunicar informaciones de relevancia y llegar de forma ágil y rápida a un gran número de usuarios.

Otro aspecto muy destacable de las redes sociales es que nos permiten potenciar nuestras relaciones profesionales y compartir información, conocimiento y experiencias.

- Las empresas deben poner a disposición Plataformas e-learning para fomentar el life-long learning (cada uno es responsable de su propia formación).

Los profesionales que están en constante reciclaje y que asumen su propia formación, son los que más potencian su desarrollo profesional, por lo que las empresas deben facilitar cursos y formaciones y hacerlos accesibles para potenciar ese aprendizaje del talento que tiene dentro de la compañía.

El fundamental papel de IT en el proceso
Uno de los aspectos fundamentales para que las herramientas sean adecuadas y eficientes es que HR y el departamento de IT trabajen en consonancia, especialmente en todo lo relacionado con la gestión y seguridad de los datos.

La inversión en este tipo de soluciones tiene un rápido retorno, pero es importante dedicar tiempo en hacer una buena selección de nuestros proveedores, pedir referencias a otros profesionales y contrastar bien las diferentes soluciones del mercado, para contar con la herramienta que mejor se ajuste a nuestra organización actual y futura.

IT nos puede ayudar a evaluar las herramientas desde un punto de vista funcional y de adecuación y armonización con el resto de redes y recursos de la empresa.

El papel de RRHH como impulsor de la transformación digital en la empresa
Si hemos logrado un cambio interno dentro de nuestro departamento ya estaremos preparados para ser los máximos impulsores de la transformación a nivel global.

En concreto, el sector farmacéutico en el que trabajamos es un sector tradicional, con normativas regulatorias críticas y por lo general hay una ralentización en todo lo que respecta a la transformación ya sea digital o cultural.

RRHH como responsable de generar cultura involucrando a todas las personas que forman parte de la empresa, tiene dos importantes herramientas para conseguirlo.

1. La comunicación: orientada a la información sobre la disponibilidad de las herramientas. Aunque debemos ir más allá y mostrar las ventajas que aportan a empleados, departamentos y managers subirse a esta ola digital.

2. La formación: Es necesario que a nivel funcional las competencias digitales no sean exclusivas de unos pocos, sino propias de todos los profesionales de la compañía. La formación tiene que propiciar el cambio de cultura tan necesario para que la transformación digital arraigue.

Tenemos que lograr que las personas no solo se limiten a ejecutar las reglas impuestas sino fomentar la curiosidad y la proactividad para promover ideas, la innovación y la mejora continua y a que sean los mejores embajadores de nuestra organización.

No hay transformación digital sin implicación de la dirección
La transformación digital sólo puede tener un impacto real si hay una implicación y apoyo por parte de la dirección. En ROVI, por ejemplo, estamos actualmente inmersos en un proyecto global de digitalización que implica a toda la organización.

RRHH tiene un papel fundamental pero los máximos impulsores y promotores de este cambio cultural están siendo los propios directores, que abanderan los proyectos y participan en las labores de comunicación.

Si la dirección y los managers conocen los proyectos, ven la rentabilidad y los beneficios, serán los primeros en animar a las personas de su equipo a experimentar y proponer ideas.

En conclusión, con el apoyo de la dirección, RRHH tiene que proveer y asegurarse que las personas que forman parte de la organización cuentan con capacidades, motivaciones e inquietudes alineadas con la cultura empresarial y digital, promoviendo la innovación, la transformación y la mejora continua.