La salud y la tecnología

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Abril 2019
La salud y la tecnología
Por
Isabelle Berdeaux, Directora Comercial & Marketing; y Luis Alegre, Responsable de Proyectos. Everial.

Al relacionar la tecnología con la salud, todos pensamos en modernos laboratorios con los últimos y más avanzados medios para la investigación, el análisis y la fabricación de nuevos productos. En este sentido, esta situación es una realidad. Sin embargo, en otros procesos distintos al productivo, no siempre es así.


Si nos centramos en los procesos de la gestión documental, podemos observar que los laboratorios tienen todavía un largo camino que recorrer en la transformación digital. Nos encontramos con papeles sin ninguna protección encima de las mesas o circulando por los distintos departamentos, correos que se envían con adjuntos no protegidos, impresoras y fotocopiadoras que generan sin ningún control copias de documentos sensibles y que están, muchas veces, olvidados en la fotocopiadora y al alcance de todos….

En este sentido, la verdadera transformación digital está todavía lejos de ser una realidad en el sector de la salud.

Aunque la “oficina sin papel” es, para la mayoría de las empresas, una quimera, cualquier organización del sector sanitario tendría que ser consciente que el primer paso para optimizar sus procesos pasa por la eliminación del papel.  Es necesario programar una limpieza anual del archivo para eliminar los documentos acumulados de años anteriores, destruyéndolos (destrucción certificada) si su plazo legal de conservación ha prescrito, o digitalizándolos y conservándolos en caso contrario.

Para avanzar en este objetivo de la transformación digital, debemos también digitalizar sistemáticamente cualquier documento y para ello fomentar el uso de las aplicaciones internas que generen documentos digitales en vez de físicos (facturación, nóminas, ERP, CRM, …) y la instalación de escáneres, para lo cual disponemos de infinidad de opciones en el mercado.
Para estas tres tareas (digitalizar, custodiar o destruir) existen dos opciones:

• Realizarlas con medios propios, instalando escáneres según necesidad (por oficina, por departamento, …), utilizando almacenes propios para custodia, utilizando destructoras propias y designando personas que se encarguen de gestionar todos estos procesos.

• Externalizar las tareas, subcontratándolas con una empresa experta en la materia que se encarga de recoger, digitalizar e indexar nuestra información además de custodiarla o destruirla según proceda. 

Una de las muchas ventajas de confiar la digitalización en empresas especializadas es su flexibilidad y capacidad de adaptación a su volumen de trabajo y de utilizar escáneres industriales dotados de avanzado software para el tratamiento de la imagen (proceso de OCR [Reconocimiento Óptico de Caracteres], ICR [Reconocimiento Inteligente de Caracteres], compresión delos ficheros, …) que pocas empresas que no se dedican a la gestión documental podrían rentabilizar.

Con estas sencillas pautas de trabajo, conseguiremos tener un fondo documental en papel operativo y convertir la información a un formato digital.

Ya hemos eliminado o digitalizado el papel de nuestra empresa. ¿Y ahora qué?  Tenemos una carpeta llena de archivos digitales en nuestro servidor, pero necesitamos poder localizar de forma ágil y sencilla esta información y también poder compartirla con otras personas. ¿Cuál es el próximo paso a dar en nuestra transformación digital?

Sin una correcta explotación de nuestros archivos digitales, no podremos decir que realmente hemos implantado un verdadero proceso de transformación digital en nuestra empresa.

¿Qué implica una correcta explotación de nuestros documentos digitales?
Muy sencillo: el uso de una adecuada aplicación de Gestión Documental.

No debemos olvidar que los resultados dependerán de nuestra elección, y nuestra elección debe basarse en nuestras necesidades.

La mayoría de las aplicaciones de Gestión Documental ofrecen actualmente accesibilidad, disponibilidad, seguridad y colaboración, en mayor o menor grado, sabiendo que tener la información correctamente organizada y accesible es, hoy en día, crucial para el desarrollo de cualquier compañía.

Cualquier solución que queramos implementar debe cumplir estos requisitos y, según nuestra necesidad, poner el foco sobre alguno o varias de ellos.

A continuación, vamos a ver las características más importantes de un software documental que puede ayudarnos a cubrir nuestras necesidades:

• Tener múltiples métodos de incorporación de documentos al sistema (por correo electrónico, desde el explorador, desde otras aplicaciones, …)

• Permitir clasificar y organizar automáticamente los nuevos documentos y depositarlos en la carpeta asignada.

• Tener unos sencillos, pero a la vez potentes buscadores que proporcionan un acceso rápido a los documentos mediante filtros o búsquedas “full text” y con la posibilidad de salvado para búsquedas recurrentes.

• Permitir una configuración flexible y adaptable a nuestra organización, e idealmente una pre configuración adaptada a nuestro sector de actividad.

• Facilitar una vía de comunicación e intercambio con clientes y proveedores, dando acceso a los diferentes tipos de usuario.

• Favorecer internamente el trabajo en equipo y entre departamentos mediante funciones de edición, comunicación y colaboración.

• Asegurar el acceso seguro a los documentos depositados mediante niveles de acceso o roles asignados a cada usuario o grupos

• Acceder a los documentos con un simple navegador de internet o desde cualquier dispositivo móvil (apps)

• Permitir alertas y notificaciones al usuario por correo electrónico

• Tener la posibilidad de gestionar unos flujos de trabajo

• Ofrecer la aplicación en modo SaaS (del inglés: Software as a Service,). Las ventajas de utilizar unas aplicaciones en modo “Software como un Servicio” son que la empresa suministradora de esta aplicación se encarga del mantenimiento del hardware y el software está en constante evolución.

• Tener un buen servicio de soporte. La asignación de un interlocutor o de un Jefe de Proyecto es importante para que pueda tener una relación cercana y de confianza en cada fase de su proyecto.

Una aplicación que nos aporte al menos estos beneficios, sin duda permitirá que completemos, con éxito, una correcta transformación digital de nuestro negocio y el ROI será casi inmediato.

Sin embargo, ¿Qué ocurre si necesitamos compartir nuestra información sensible y confidencial con personas ajenas a la empresa?

En este caso, un Dataroom (DR) es la herramienta complementaria a su gestor documental. 

La piedra angular del Dataroom es la seguridad 360º, la confidencialidad y la trazabilidad ya que implica a todos los procesos de entrada (autenticación), de trabajo interno (usuarios invitados al DR) y de colaboración externa (usuarios no invitados al DR).

Este tipo de aplicación se ha convertido en un aliado fundamental para la industria farmacéutica a la hora de gestionar alianzas y operaciones Due Diligence, durante las fases de investigación y desarrollo de un nuevo fármaco o durante el proceso de obtención de licencia de nuevos productos cuando los departamentos de Regulatory Affairs necesitan proteger y compartir sus expedientes eCTD.

Las empresas farmacéuticas necesitan proteger su enorme inversión económica y humana, además de asegurar sus futuros beneficios, blindando su Propiedad Intelectual. Solo las personas que designemos pueden acceder a esta información, y por supuesto, no pueden extraerla del Dataroom ni distribuirla a personas no autorizadas.

Para facilitar esta labor, un Dataroom debería disponer al menos de las siguientes funciones:

• Poder organizar y gestionar los documentos: (como en cualquier aplicación de Gestión Documental) crear carpetas, depositar documentos, buscar, editar, mover, copiar, eliminar, etc.

• Tener un sistema avanzado de autenticación (certificado digital, código PIN por SMS, doble factor, código de seguridad, …).

• Poder asignar de forma ágil los permisos de lectura, impresión o descarga de los documentos.

• Dar una protección a los documentos dentro y fuera del Dataroom:
- Envío seguro: no se envía el propio documento si no un enlace de acceso al mismo.
- Herramientas seguras de visualización de documentos para personas que no son usuarios del Dataroom.
- Protección para los documentos enviados o descargados fuera del Dataroom, como acceso por tiempo limitado o número máximo de visualizaciones, o herramientas como Microsoft y Adobe Rights Management.
- Uso de marcas de agua que se muestran al visualizar el documento.

• Tener unas funciones de auditoría y trazabilidad. El Dataroom debe registrar todas las acciones realizadas en el mismo, y estas trazas deben ser imposibles de modificar o eliminar. Debe disponer de informes para poder consultar la actividad realizada por usuario, fecha o tipo de acción realizada. Esto permite que todo envío, descarga o consulta quede registrada y sea conocido quién, cuándo y sobre qué documento se ha realizado la acción.

• Tener unas funciones de seguimiento para saber, por ejemplo, si se ha depositado un nuevo documento, si se ha leído o si se ha descargado o también poder hacer un rápido y fácil seguimiento de las carpetas y documentos gracias a las alertas de seguimiento.

• Recibir notificación. El sistema de notificaciones (correo electrónico o SMS al teléfono móvil) le permitirá estar informado en todo momento y lugar de cualquier actividad de su interés generada desde su Dataroom (incluidas las alertas de seguimiento).

• Cifrado del Dataroom y de los envíos por correo electrónico.

Destacamos algunas otras funciones del Dataroom virtual muy apreciadas en los laboratorios farmacéuticos:

• Disponer de un módulo avanzado de Preguntas y Respuestas (Q&A) configurable y adaptado a las necesidades de cada proyecto. Los informes de Q&A. agilizan enormemente la resolución de dudas y peticiones de información complementaria, y por tanto aumenta la posibilidad de un cierre con éxito del proyecto.

• Tener unas funciones de colaboración como calendarios, tareas e hitos, noticias, votaciones o debates.

• La integración con el escritorio, siendo las más comunes las de Windows, Outlook y Office (Word y Excel).

• Al ser habitual que se trate de proyectos internacionales, es importante la disponibilidad de la plataforma en distintos idiomas para que cada usuario la utilice en su propia lengua.

• El tiempo es clave en cualquier proyecto sanitario. Por eso es importante que los plazos de apertura, así como los de configuración y de personalización del Dataroom, sean lo más cortos posibles y, además, que sean rápidamente adaptables a las necesidades cambiantes de cada proyecto (poder aumentar de forma inmediata el número de usuarios o espacio necesario en cada fase del proyecto.)

Hemos explicado los pasos que debería dar una empresa del sector de la salud para completar su transformación digital, y las distintas opciones de que dispone según sus necesidades.

Evidentemente, no todas las empresas disponen de los medios y el tiempo necesario para llevarlo a cabo todo de una vez, pero cualquier paso que se de en este sentido, es un avance que nos acerca al objetivo final.

Lo importante es tener claro que ese objetivo final no debe ser otro que la eliminación del papel, la implantación del documento digital y su integración en nuestros procesos de negocio.

Este objetivo ya lo persiguen las distintas Administraciones Públicas desde hace tiempo (Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las AAPP) con proyectos como el DNI electrónico o el Portal de Administración Electrónica.

En el futuro, todas nuestras relaciones con la Administración Pública, con nuestros clientes y proveedores deberán ser en formato digital y nuestra empresa deberá estar preparada para ese nuevo modelo de negocio. Empecemos a dar pasos en esa dirección y planifiquemos nuestra estrategia para conseguirlo.