Nuevas tendencias: hibridación y digitalización de los eventos

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Marta Blázquez. Executive Director Sales & Marketing. KSF Digital Healthcare. Barcelona.

Nuevas tendencias: hibridación y digitalización de los eventos

17/1/2022
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Con la llegada de la pandemia, en 2019, todo se paralizó. Se impuso la distancia social como norma y los eventos previstos fueron cancelados o pospuestos. Si repasamos la historia de la humanidad, siempre ha habido guerras, epidemias, invasiones, atentados y otras calamidades. Sin embargo, en estos 5.000 años de historia, la gente ha seguido socializando. Esto nos demuestra que los eventos tienen y seguirán teniendo futuro. Y precisamente porque hay futuro, debemos estar preparados. Las empresas que nos dedicamos a la organización de eventos debemos recuperar la confianza de nuestros clientes de una manera innovadora, creativa y diferente. La famosa frase “adaptarse o morir” la debemos poner en práctica ahora más que nunca ya que muchas cosas no volverán a ser igual que antes de la Covid.

Es probable que no se hagan tantos eventos presenciales, que se regulen los aforos y que los accesos estén más controlados. Esto es algo que ya estamos viviendo, aun estando vacunados, pero lo cierto es que el ser humano es un ser social y necesita el contacto físico y cercano con otras personas. De ahí que, cuando se impuso el distanciamiento social, buscáramos herramientas que nos permitieran mantener ese contacto. Herramientas que existían desde hacía tiempo pero que muy pocos profesionales habían pensado en utilizar. Ante un problema, una solución. Desde KSF Digital Healthcare apostamos desde el primer momento por la hibridación y digitalización de los eventos, donde lo virtual y lo presencial se conectan entre sí. Esto sí ha venido para quedarse. Los eventos híbridos son y serán el gran cambio que ha provocado esta pandemia. La presencialidad seguirá vigente porque somos seres sociales, pero el streaming formará parte de su celebración en muchas ocasiones porque gracias a él alcanzamos unas cotas de audiencia mucho más altas.  

El gran éxito de 2021 en el sector farmacéutico se ha producido en los platós virtuales, ya sean con traseras, pantallas led o cromas que permiten recrear una realidad aumentada. Esta fórmula funciona y funcionará, y ya se ha convertido en una opción más a tener en cuenta, sin que impida la celebración de eventos presenciales. Precisamente sucede todo lo contrario, son fórmulas totalmente complementarias y que seguirán constituyéndose como tendencia. Esto está consiguiendo que las empresas que nos dedicamos al sector de la salud, apostemos por figuras profesionales como el regidor, el director de la escena virtual, el diseñador de escaletas o el coordinador de la parte híbrida. Los profesionales que saben manejar los directos, van a ser trabajadores imprescindibles que antes no se oían ni se tenían en cuenta en nuestro sector.

En el mundo de los eventos la era digital ha acelerado la interacción. A través de aplicaciones móviles se genera engagement con mucha más interacción en directo y con los propios ponentes. Esta tecnología nos permite celebrar eventos más participativos y conectar con la audiencia de forma veraz. Generamos más contenido a través de las herramientas digitales y, por eso, este sobrepasa al evento propiamente dicho. La buena utilización de las herramientas digitales y todo el potencial tecnológico a nuestro alcance nos ayudan a celebrar eventos con mayor reconocimiento y, por tanto, con mayor impacto. A los seres humanos nos gusta jugar, nos gusta competir y la gamificación por ejemplo es una herramienta que está adquiriendo protagonismo.

La tendencia se dirige de forma clara hacia la celebración de eventos duales donde las reuniones deberán ser igualmente atractivas, tanto en formato presencial, como virtual. El profesional del presente y del futuro debe estar al día en las nuevas tecnologías porque estas son claves, gracias a su gran conectividad, al uso y a sus funciones tanto en el desarrollo del evento, como en el control de asistencia y en las áreas de patrocinio. Las nuevas tecnologías fomentan acciones propicias en el área de marketing. Sin ir más lejos, nos permiten objetivar los resultados de asistencia, ya que estos no se basan ahora en las opiniones de los asistentes y organizadores, sino que comprueban con datos reales y objetivables. Pero no solo eso, si nuestro evento cuenta con una aplicación móvil, los asistentes estarán en todo momento informados y podremos incluso modificar parámetros de conducta o redirigirlos en función de nuestros intereses mediante acciones directas en tiempo real.

Estas aplicaciones, además, nos permiten continuar en contacto con nuestros clientes una vez celebrado el evento, fidelizándolos y ofreciéndoles contenido adicional directamente diseñado para ellos. Las acciones posteriores al evento adquieren así una nueva dimensión con una importancia como nunca antes la habíamos visto, siendo básicos el social listening o la escucha activa y el seguimiento de redes sociales.

Este modelo mixto, virtual-presencial, nos hará pensar muy bien qué eventos necesitan la presencialidad pero, a su vez, nos exigirá tener en cuenta las plataformas virtuales disponibles a nuestro alcance para darles una mayor difusión y que no se conviertan en eventos restrictivos, sino todo lo contrario. El asistente será el gran beneficiario porque tendrá más posibilidades de hacer una formación ad hoc, más específica y con menos inversión de tiempo. Desde nuestra propia experiencia, tras la celebración en Barcelona de un evento híbrido con aproximadamente setenta y cinco asistentes presenciales y retransmitido en streaming para todo el mundo, principalmente Europa y Latinoamérica, con ponentes que intervinieron en directo desde EEUU y otros puntos de Europa, la sensación fue de plenitud. Eso sí, la interconectividad y conexiones de red en las sedes físicas deben ser adecuadas. Las sedes que no cumplan este requisito básico se quedarán fuera del mundo de los eventos.

Por último, y no menos importante, el evento del presente y del futuro debe ser sostenible, accesible, socialmente responsable y comprometido con el medio ambiente. Esto ya es así y seguirá siendo así. Conceptos como la gestión de la movilidad, comercio justo, alimentación sana, así como la previsión de intolerancias serán requisitos indispensables a tener en cuenta en la celebración u organización de un evento.

Con todas estas particularidades, adaptaciones y nuevos aprendizajes, nuestra meta es volver a soñar, volver a crear y volver a organizar eventos como los de antes, pero mejorados. Queremos llegar al asistente pero, a la vez, queremos emocionarlo, seducirlo y, en definitiva, hacer que viva una experiencia inolvidable. Para ello y a modo de resumen, el profesional del futuro deberá tener mucha capacidad de adaptación al cambio, a cierta incertidumbre, ser muy flexibles y tener mucho interés y conocimiento de las nuevas tecnologías que el sector está generando, que son muchas y muchas de ellas muy interesantes. Los eventos tienen un gran futuro. 

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